Bij Oude Gans Berendrecht VZW vinden we de bescherming van uw gegevens belangrijk. In onderstaande privacyverklaring kan u alle informatie vinden rond hoe wij uw (persoonlijke) gegevens verwerken en beschermen.

Deze verklaring behoort toe aan volgende vereniging:
Oude Gans Berendrecht VZW
Ruytermansweg 55
2040 Zandvliet
BTW: BE0842.309.002

    • 01 - Waarvoor dient deze verklaring?
      Sinds 25 mei 2018 is er een nieuwe wetgeving van kracht die ervoor zorgt dat uw (persoonlijke) gegevens beter worden beschermd. Door deze privacyverklaring weet u hoe wij als vereniging uw gegevens verwerken, veilig stellen, hoe u deze kan inkijken en bijgevolg eventueel kan aanpassen of verwijderen.

    • 02 - Wie beheert uw gegevens?
      Uw gegevens worden opgeslagen en/of verwerkt op onderstaande locaties:

      Secretariaat
      Kalmthoutsebaan 18 D
      2040 Zandvliet
      +32 (0)497 868 864
      Penningmeester
      Berkenlaan 89/1
      2940 Hoevenen
      +32 (0)475 778 566
      Verantwoordelijke sponsoring
      Bosstraat 14
      2040 Berendrecht
      +32 (0)479 766 022

      Leden kunnen enkel op het secretariaat hun gegevens laten aanpassen.

      Sponsors laten hun gegevens aanpassen bij de verantwoordelijke voor de sponsoring.


    • 03 - Wie wordt beschermd door deze privacyverklaring?
      Elk natuurlijk (privé) persoon die (persoonlijke) gegevens achterlaat bij de vereniging, door middel van het invullen van het inschrijvingsformulier voor toetredende leden. Minderjarige leden welke gezien hun leeftijd lidgeld moeten betalen zullen automatisch in het ledenbestand opgenomen worden door het lidmaatschap van één der ouders en gaan automatisch akkoord met het privacyverklaring tot de leeftijd van 18 jaar is bereikt.

      Sponsors en verenigingen welke financiële giften en/of materiële steun verlenen aan de vereniging.

    • 04 - Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van uw gegevens en wat betekent dit?
      Het verwerken van gegevens slaat op elke actie die betrekking heeft tot het toevoegen, aanpassen of verwijderen van uw gegevens. De verantwoordelijkheid valt onder Oude Gans Berendrecht VZW.

    • 05 - Wanneer worden mijn gegevens bewaard?
      Gegevens van leden worden bewaard vanaf het moment dat u als lid wordt goedgekeurd en u akkoord gaat met de privacyverklaring. Pasgeborene worden toegevoegd aan het ledenbestand indien u dit aan het secretariaat laat weten. Sponsors en verenigingen worden automatisch opgenomen in een aparte database wanneer er sprake is van financiële en/of materiële steun.

    • 06 - Welke gegevens worden verwerkt en bewaard?
      De gegevens die u hebt ingevuld op het inschrijvingsformulier voor toetredende leden, met name: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum, e-mail, hoe u uw postbedeling wenst te ontvangen (digitaal of op papier) en de datum dat u bent goedgekeurd als lid.

      Aan de hand van bovenstaande gegevens worden volgende administratieve zaken toegevoegd: soort lid (niet-ruiter, ruiter, wachtlijstruiter, kandidaat ruiter of erelid) en wordt zowel uw huidige leeftijd als uw leeftijd op de dag van het koningrijden (datgene dat van toepassing is voor het lidgeld) berekend. Indien u gezinshoofd bent wordt vermeld hoeveel (betalende) leden dit gezin telt. Sinds 2016 wordt bijgehouden indien u laattijdig uw lidgeld hebt betaald. Voor ex-ruiters (elke categorie) wordt elke aanpassing geregistreerd: opgave ruiter, effectief ruiter, stopzetting ruiter of stopzetting van de wachtlijst. Alle gegevens worden ieder jaar aan een update onderworpen, in tussentijd kunnen gegevens eveneens een update krijgen wanneer er nieuwe (contact)gegevens beschikbaar komen.

      Sponsors en verenigingen worden opgenomen in een aparte database met vermelding van: Naam, adres, BTW NR, soort sponsor (financieel, materieel of beide), gesponsorde bedragen.

    • 07 - Ik ben geen lid of sponsor meer van de vereniging, wat gebeurt er met mijn gegevens?
      Gegevens van ex-leden die gekozen hebben voor een vrijwillige stopzetting blijven bewaard. Dit om u in de toekomst nog te kunnen contacteren voor eventuele recepties belanghebbend aan de vereniging.
      Gegevens van leden die uit de vereniging werden gezet worden per direct verwijderd.

      Sponsors welke ervoor kiezen om 2 jaar op rij geen steun meer te bieden worden als niet actief gemarkeerd en bewaard onder een aparte noemer, eveneens met als reden om eventueel te nodigen op toekomstige recepties.

    • 08 - Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
      Contactgegevens van leden worden gebruikt om (digitale) post te versturen, zijnde: activiteiten georganiseerd door de vereniging (o.a.: koningrijden, teerfeest, vrije activiteit, …), activiteiten georganiseerd door derden (o.a.: keizerrijden/uithalen (indien de keizer niet uit eigen vereniging komt), kerstboomverbranding, …), overlijdensberichten van verenigingsleden of dierbaren aan de vereniging, verenigingsboekje, verlengen van uw lidmaatschap, info om uw verenigingsuniform in te leveren bij vrijwillige stopzetting van uw lidmaatschap of andere berichten die belang hebben aan uw lidmaatschap.

      Uw leeftijd wordt gebruikt om het juiste bedrag te berekenen voor het jaarlijks lidgeld. Ook of u al dan niet effectief ruiter bent, wordt gebruikt om uw lidgeld te berekenen.

      Indien u als ruiter tot koning of keizer wordt gekroond zullen wij, enkel indien er naar wordt gevraagd, uw naam & voornaam + leeftijd vermelden aan de media. Tenzij u hier vooraf schriftelijke een bezwaar voor indient.

      Gegevens van effectieve leden (naam, voornaam, e-mail, functie en adres) worden bezorgd aan elk gezinshoofd van nieuwe toegetreden leden. Dit zodat zij te allen tijde contact kunnen opnemen met het bestuur van de vereniging voor vragen belanghebbend aan de vereniging.

      Om u te kunnen verzekeren tegen organisatorische fouten, worden uw gegevens (naam, voornaam, adres en geboortedatum) doorgestuurd naar de verzekering. Dit zal enkel gebeuren na schriftelijk akkoord dat zij uw gegevens zullen verwerken volgens de privacywetgeving van 25 mei 2018.

      Gegevens van sponsors worden gebruikt om ons de mogelijkheid te geven een dankbrief te richten na het koningrijden en om het jaarlijks verenigingsboekje te kunnen bezorgen.

    • 09 - Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
      Uw gegevens blijven zolang bewaard tot u beslist deze te laten verwijderen.

    • 10 - Wie gebruikt mijn gegevens en waarom?
      Secretariaat
      Het secretariaat beheert en verwerkt al uw gegevens om u in het ledenbestand te plaatsen, gefilterde lijsten te kunnen trekken voor allerhande activiteiten en om u te kunnen contacteren voor het gemeenschappelijk belang.

      Penningmeester
      De penningmeester gebruikt de ledenlijst om de lidgelden te controleren, aan te duiden en u te kunnen contacteren voor het gemeenschappelijk belang.

      Maatschappelijke zetel
      Uw inschrijvingsformulier wordt hier bewaard.

      Bestuursleden
      Sommige bestuursleden van de vereniging hebben een postronde. Om de documenten die in de eerste alinea van “#08 Waarvoor gebruiken wij uw gegevens” zijn omschreven aan u te bezorgen hebben zij toegang tot een
      geminimaliseerde adressenlijst van de postronde die aan hen is toegewezen.

      Ruiterverantwoordelijke
      De ruiterverantwoordelijke zal een gefilterde lijst van alle categorieën ruiters (ruiter, wachtlijstruiter, kandidaat ruiter) bijhouden in een apart bestand. Deze lijst wordt geleverd door het secretariaat, betreft eveneens een geminimaliseerde lijst van het ledenbestand.

      Verzekering
      Om u te verzekeren tegen organisatorische fouten, zoals omschreven in de laatste alinea van “#08 Waarvoor gebruiken wij uw gegevens”.

      Media
      Indien u als ruiter tot koning of keizer wordt gekroond zullen wij, enkel indien er naar wordt gevraagd, uw naam & voornaam + leeftijd vermelden aan de media. Tenzij u hier vooraf schriftelijke een bezwaar voor indient.

      Verantw. Sponsoring
      De verantwoordelijke voor de sponsoring zal een overzicht houden van alle sponsors en sponsorende verenigingen ten einde dankbrieven en verenigingsboekjes te kunnen bezorgen.

      Uw gegevens worden voor geen andere doeleinden gebruikt dan omschreven in “#08 Waarvoor gebruiken wij uw gegevens” en “#10 Wie gebruikt mijn gegevens en waarom”. Met uitzondering van het secretariaat en de penningmeester heeft niemand recht tot inzage in de volledige ledenlijst, dit met uitzondering van de verzekering die een gefilterde ledenlijst overhandigd krijgt. Indien uw gegevens voor andere doeleinden worden gevraagd, zal u vooraf gecontacteerd worden door het secretariaat.
      Uw gegevens worden onder geen enkel beding verkocht aan derden of gebruikt voor commerciële doeleinden.<

    • 11 - Hoe beveiligen wij uw gegevens?
      Om uw privacy te beschermen worden uw gegevens zo goed als mogelijk beveiligd. Dit om zowel cybercriminaliteit en fysieke diefstal tot een absoluut minimum te beperken. Dit zal gebeuren door gebruik te maken van up-to-date beveiligings- en spreadsheet-software. De volledige ledenlijst zal steeds voorzien zijn van een wachtwoord.

    • 12 - Wat als het toch mis gaat?
      Indien uw gegevens toch op één of andere manier gelekt worden, zullen wij dit aan alle betrokkenen melden binnen de 72 uur. Wij zullen nadien alle mogelijke middelen gebruiken om uw gegevens nog beter te beschermen.

    • 13 - Ik wil mijn gegevens inkijken, aanpassen of verwijderen?
      Uw gegevens kunnen ten allen tijde worden bekeken, aangepast of verwijderd. Na contact met het secretariaat of de verantwoordelijke voor sponsoring (adresgegevens kan u vinden in #02 Wie beheert uw gegevens?). Mits het voorleggen van een geldige identificatie kan u uw gegevens inkijken, aanpassen of verwijderen. Indien u lid bent van de vereniging en u uw gegevens verwijderd, wordt uw lidmaatschap met onmiddellijke ingang en wederzijdse toestemming stopgezet. U hebt geen recht op enige vorm van terugbetaling van uw lidgeld. Deze regel is van toepassing voor alle meerderjarige leden.

      Minderjarige leden vallen onder het toezicht van één der ouders.

    • 14 - Waar kan ik de meest up-to-date privacyverklaring raadplegen?
      Elk natuurlijk persoon of sponsor kan deze privacyverklaring raadplegen op de website (www.oudegans.be) of bij een bestuurslid van de vereniging. Deze privacyverklaring kan te allen tijde gewijzigd worden.

    • 15 - Foto’s op de website, sociale media en het boekje?
      Op al onze activiteiten zullen er foto’s genomen worden. Zowel op onze website, sociale mediakanalen zoals facebook als in ons boekje zullen deze foto’s mogelijks te zien zijn. Indien u bezwaar hebt op bepaalde gebruikte foto’s kan u steeds contact opnemen met het secretariaat.

    • 16 - Ik heb toch nog vragen?
      De vereniging beschikt over twee gecertificeerde bestuursleden betreft de nieuwe privacywetgeving. U kan beide bestuursleden (Kurt Steen & Pieter Aendekerk) of het secretariaat contacteren voor meer info.
      Secretariaat
      Kalmthoutsebaan 18 D
      2040 Zandvliet
      +32 (0)497 868 864
      Kurt Steen
      Neefhoefstraat 8
      2040 Berendrecht
      +32 (0)478 960 777

      Pieter Aendekerk
      Bosstraat 14
      2040 Berendrecht
      +32 (0)479 766 022

// EINDE PRIVACY VERKLARING //

Laatste aanpassing: 01.01.2019